La Universidad de Almería, en la actualidad se encuentra inmersa en un programa de mejora de la contratación pública, con el fin de agilizar tanto los trámites administrativos propios de la gestión de sus compras públicas, como otros aspectos tales como la transparencia en el gasto, el ahorro inherente a este tipo de iniciativas, ya cuantificado en numerosas publicaciones, y la implantación de acciones concretas que faciliten la participación de las micro y Pymes en un mercado, el de la contratación pública, tradicionalmente alejado de ellas.

De éste modo, el programa se ha diseñado siguiendo las recomendaciones de la Unión Europea, sobre buenas practicas en contratación publica y tratando de adoptar, dentro por supuesto de la legalidad vigente, las políticas que sobre contratación pública y aplicación de las TIC está publicitando la Unión Europea en las últimas fechas. A la espera del trámite de la revisión de las Directivas Europeas, y su transposición al derecho español, existen múltiples posibilidades e iniciativas que las administraciones podemos acometer, con cierta garantía de éxito, aportando de éste modo nuevas perspectivas prácticas acerca de la conveniencia de éste nuevo impulso que la contratación pública debe afrontar. Porque lo que si es cierto, es que la contratación pública se ha convertido en el centro de las noticias, basta con realizar una búsqueda en Internet para recuperar varias decenas de miles de resultados.

Países con economías desarrolladas como Reino Unido, Alemania, etc, y países con economías emergentes, como Guayana, Nigeria, pasando por India, China y la mayoría de los países de Hispanoamérica, tienen, en estos momentos, un denominador común, la atención que le están prestando al impulso económico de las zarandeadas economías tanto nacionales como locales a través de la contratación pública. Resulta imprescindible, por tanto, tratar de mejorar y agilizar el proceso de compra pública, volviendo la vista a la aplicación de nuevas tecnologías que facilitan el tránsito de este tipo de procesos. Porque todos los estudios ya lo dan por hecho, poseemos las soluciones tecnológicas necesarias, solo es necesario incorporar la voluntad política de hacerlo. Así pues debe nacer, de manera natural, la licitación electrónica, como necesidad para participar en nuevos mercados y mejorar el acceso a la misma, en una sociedad que se esfuerza por realizar el “apagón analógico” y reducir la brecha digital entre sus ciudadanos. Por nuestra parte, trataremos de trasladar nuestra experiencia y nuestros pasos, para que todo aquel que se anime, aporte sus ideas y mejoras a este gran proyecto que supone la implantación de la compra pública eficiente.

Introducción al concepto de la “Aviso de Compra Programada”.

Es por todo ello, que realizar la transición a la licitación electrónica y a la generalización de la utilización de medios electrónicos en el proceso de la compra publica, debe suponer en todo caso, un incremento de la transparencia y rendición de cuentas en los procesos de contratación administrativa. Pero resulta necesario llegar un poco más lejos. Conscientes de ello, en la Universidad de Almería, hemos tratado de potenciar las medidas que aporten a las empresas y a los ciudadanos la transparencia en nuestra gestión de la contratación pública, tratando de llevarla a los máximos niveles en todas las fases de tramitación de los procedimientos.

En este momento, en que la Universidad de Almería inicia la transición a la contratación administrativa electrónica (“cero papel”), nos planteamos como primera iniciativa establecer un protocolo de información temprana de tal forma que las empresas puedan conocer y, en su caso, ir preparando la documentación necesaria para la participación en procedimientos programados por la universidad. En este sentido, hemos analizado con detenimiento por un lado el marco normativo, donde encontramos que el apartado 2. b) del Anexo VIII de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios, especifica que “El perfil de comprador puede incluir anuncios de información previa” referidos, entre otras materias a “las compras programadas”, y por otro se han analizado algunas experiencias parecidas, tales como la del Gobierno Vasco, que cuenta con un sistema de alerta temprana para los procedimientos abiertos. En base a ello, consideramos que un sistema que permita conocer a las empresas con antelación la política de compras de la institución, les facilitará el acceso a la información necesaria para licitar de la forma más fácil posible.

La Universidad de Almería es consciente de que, para obtener compras públicas eficientes, es necesario adelantar información a las empresas sobre las compras programadas, para que éstas puedan conocer, antes de la aprobación del expediente de contratación y la publicación de anuncios oficiales, las condiciones técnico-administrativas necesarias para participar como licitadores, a fin de que puedan preparar, recopilar y cumplimentar la documentación administrativa que deberán aportar en la fase de licitación así como formarse y practicar para licitar electrónicamente. Con el sistema de avisos de compras programadas, pretendemos solventar algunas de las dificultades que experimentan las Pymes al participar en procedimientos de contratación pública y que se recogen en el “Código de Buenas Prácticas para facilitar el acceso de las PYMES a los contratos públicos” (Bruselas, 25.06.2008).

De todo lo anterior se desprende la necesidad de adoptar un enfoque en materia de contratación pública más favorable a este tipo de empresas, promoviendo las posibilidades que ofrecen las Directivas y la legislación nacional para facilitar a este tipo de licitadores el acceso a contratos públicos. Este enfoque posibilitará que las empresas conozcan, con una antelación aproximada de treinta días, la futura convocatoria de cualquier proceso de licitación, permitiéndoles de esta forma obtener información acerca del tipo de procedimiento, importe, objeto del contrato y todos aquellos datos que, al comenzar la fase de iniciación del expediente, se conozcan por parte de la universidad y no estén sujetos a aprobación del órgano de contratación. Además, otra ventaja de anunciar los procedimientos con antelación a la publicidad obligatoria, es facilitar a las empresas el tiempo necesario para la preparación de la proposición técnica y económica, mejorando sus posibilidades de realizarlas de forma acorde a las necesidades de la institución y a las posibilidades reales de la empresa.

Resulta obvio que si las empresas conocen, con la suficiente antelación, las compras programadas por la Universidad de Almería (pendientes de aprobación), el tipo de procedimiento elegido en cada caso, así como el objeto del contrato y el importe del mismo, podrá durante ese tiempo que transcurre hasta la publicación del anuncio de licitación, preparar la documentación necesaria para el sobre nº 1: “Documentación acreditativa de los requisitos previos”, dejando el plazo de licitación, en el que el licitador ya conoce las prescripciones técnicas del objeto del contrato, para preparar exclusivamente la proposición técnica y económica, sobres nº 2 y nº 3, según los casos.

Se trata pues de permitir reorganizar las cargas de trabajo en las empresas, permitiéndonos también a nosotros, una atención más directa y personalizada a los posibles licitadores, lo que conlleva la mejora en los flujos internos y externos de información y en las cargas de trabajo de la propia organización. Si los licitadores disponen de un único plazo, concentrarán sus dudas, tanto de carácter técnico como administrativas en el mismo plazo, obligándoles a redoblar esfuerzos y recursos para poder acometer cada procedimiento. Aumentando las posibilidades de fallos o errores tanto por parte de las empresas como de la propia administración, llegando en algunos casos a inhabilitar la capacidad de la empresa a solicitar aclaraciones o dudas.

Creemos que con la publicación de los “avisos de compras programadas” obtendremos dos períodos de tiempo diferentes, de una duración mucho mayor que los plazos habituales, en los que el licitador, podrá consultar en el primero de ellos todas las dudas que la elaboración del sobre nº 1 (documentación administrativa) generen, y en el segundo tramo, las dudas que surjan de la elaboración de las propuestas técnicas y económicas, permitiendo tanto a las empresas como a la institución dedicar todos sus recursos en cada uno de los tramos.

Para la implantación de estas medidas, es necesario estandarizar la documentación administrativa a presentar, elaborando plantillas de los documentos requeridos para licitar en cada tipo de contrato. Estas plantillas, con los modelos asociados a los documentos que así lo requieran, se pondrán a disposición de los licitadores de manera permanente en la página Web y servirán también de índice de la documentación a aportar en el sobre nº 1, minimizando mediante ésta práctica, los errores por omisión de documentación, que aun siendo generalmente subsanables, ralentizan las diferentes actuaciones administrativas que el Servicio encargado de la tramitación de la contratación realiza, consiguiendo además cubrir otra de las demandas de las empresas en su acercamiento a la contratación pública, la reducción en los plazos de adjudicación de los procedimientos.

Ya el Gobierno Británico, anunciaba a comienzos del año 2012, el compromiso de adjudicar los contratos en el plazo máximo de 120 días, conscientes que la dilación entre la presentación de la oferta por parte del licitador y el momento en el cual debía ejecutar de manera efectiva el objeto del contrato, podría llegar a suponerle una gran penalización, por las variaciones en los precios en el mercado de los diferentes elementos que componen el objeto del contrato. En este marco, la utilización de los avisos de compras programadas, se vislumbra como la solución que permitirá obtener simultáneamente los dos resultados esperados: por un lado, agilizar la fase de adjudicación del contrato, y por otro, ampliar el plazo de que disponen las empresas para estudiar y presentar sus propuestas con antelación suficiente.

Con todas estas consideraciones, la Universidad de Almería apuesta por estas medidas y aprovechando el impulso que la Junta de Andalucía, a través del Libro Blanco de las T.I.C. en el Sistema Universitario Andaluz, concede a la presencia de las Universidades en las redes sociales, publicará el aviso de compra programada en las redes sociales, utilizando la etiqueta #avisocompraprogramada para identificar la publicación de las mismas. Igualmente se publicarán en un área identificada a tal fin en la página Web del Servicio de Contratación, Patrimonio y Servicios Comunes: www.ual.es/contratacion

La utilización de las Redes Sociales en la Contratación Pública

Es un hecho, las herramientas sociales, en la Web 2.0 han revolucionado la forma en la que las administraciones se relacionan con los ciudadanos. El mapa de Web 2.0 está plagado de entidades, administraciones, usuarios independientes, que tratan de acercar al ciudadano la cara más humana de las mismas, usando para ello, canales de comunicación que hasta hace poco tiempo resultaban impensables en las administraciones públicas. Un canal de comunicación directo con los ciudadanos y la posibilidad de que interaccionen, casi en tiempo real, con las actuaciones e iniciativas que desde la administración se realizan, pero también un canal en el que los ciudadanos puedan aportar sus perspectivas y necesidades sobre el sector público. Las redes sociales aportan a la administración la posibilidad de conocer la opinión de los ciudadanos, no solo en los temas que son de su ámbito de actuación, sino que también comparten en este medio sus ideas en otros asuntos de interés.

¿Pero que puede aportar el enfoque 2.0 a la contratación pública?

El enfoque 2.0 aplicado a la actividad de la contratación pública, supone no sólo la utilización de una serie de herramientas como las redes sociales o mundos virtuales, pasando por Blogs, video-Blogs y demás elementos, sino que debe suponer la voluntad firme de transparencia y difusión de la actividad de las compras públicas, rindiendo cuentas a la sociedad acerca de como se utilizan los recursos económicos destinados a las administraciones. Ahora más que nunca, es necesario que las administraciones den el paso adelante, no sólo haciendo públicos, mediante los canales habituales de información, como se ha venido haciendo hasta ahora, los diferentes procedimientos que realizan, sino que además de hacerlos públicos, se deben hacer sociales. Es en éste aspecto de la difusión de la información donde las administraciones juegan su mejor baza, buscando a los ciudadanos para hacerles llegar la información y las actividades que las administraciones realizan y permitiendo ese acercamiento colaborativo que las redes sociales aportan. Por lo tanto, el enfoque 2.0 supone la adopción de los parámetros de la web colaborativa para conseguir una compra pública más social, en la cual los integrantes de la misma puedan participar de una forma abierta.

Tradicionalmente se identifican dos actores en ésta relación de la compra pública, de un lado los poderes adjudicadores y de otro las empresas. Pero la forma en la que se produce ésta relación es, en muchos casos, compleja y poco transparente. Las empresas que participan en el entramado económico, y entre ellas hasta un 60% de las Pymes, desconocen las posibilidades que la compra pública puede aportar a sus objetivos económicos, según datos que baraja la Unión Europea. En momentos de gran auge económico se produce una fuerte segmentación de mercados y de oportunidades de negocio. Pero son estos momentos de restricciones presupuestarias en los que vivimos, los que impulsan a las empresas a buscar mercados en sectores que, tradicionalmente, estaban muy alejados de ellos. Este es el caso del mercado de las compras públicas, en el que las Pymes, que en la actualidad sólo tienen una participación del 18%, deben comenzar a buscar su sitio, como un paso natural y necesario.

Pero la incorporación se debe realizar con el firme compromiso de impulso por parte de las administraciones de medidas facilitadoras y capacitadoras hacia las Pymes, tales como la simplificación administrativa y la mayor difusión se sus procedimientos. Conjugando todas esas medidas, es como se conseguirá que las Pymes se incorporen a la contratación pública.

La compra pública tiene también una vertiente negativa, ya que según el informe "La licitación electrónica en el Sector Público Español. Presente y futuro", realizado por el profesor José Ramón Pin, Director de la Cátedra de Liderazgo y Gestión de Personas de IESE Business School, y Trinidad Yera, actual Directora General de Política Local de la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP), en el que también ha colaborado la empresa Vortal, ante la pregunta: ¿Considera que los procesos de licitación pública actuales son transparentes, accesibles y que todos los concurrentes acceden en las mismas condiciones?, un 83% de las empresas encuestadas contestaron de forma negativa.

En la difusión y transparencia de la compra pública, y el acercamiento de ésta a las empresas, es donde se encuentra la gran oportunidad a disposición de los poderes adjudicadores para ayudar a las empresas en este paso, que en ocasiones aparece como algo complejo. Es a través de las herramientas 2.0 y más concretamente de las redes sociales donde los poderes adjudicadores pueden encontrar el necesario instrumento de difusión. En este sentido, las empresas deben entender que la incorporación de las herramientas 2.0, son una necesidad en tiempos de alta competitividad, en los que la información para la búsqueda de oportunidades juega un papel fundamental.

Como vemos, resulta esencial el papel que pueden desempeñar las tecnologías y herramientas web 2.0 (software social) en el seno de la contratación pública, con objeto de crear un espacio de comunicación abierto entre los miembros de la misma, y el conjunto de la sociedad para conseguir una contratación pública más abierta, más transparente y conectada entre sus componentes.

La forma de poner en práctica esta nueva forma de comunicación gira alrededor de la creación de comunidades de práctica e interés en relación a la contratación pública, lo que resulta interesante para intercambiar información y compartir conocimiento. En la actualidad, iniciativas como la del Observatorio de Contratación Pública (http://www.obcp.es/), con carácter institucional y otras como la de la Comunidad de Prácticas de Contratación Pública, administrada por Guillermo Yáñez (http://www.contratacionpublicacp.com/), o el uso de wikis, como por ejemplo la Wiki de la Contratación Pública (http://contratacionpublica.wikispaces.com/La+wiki+de+la+contrataci%C3%B3n+p%C3%BAblica), que fomenta compartir y mantener los conocimientos de manera fácil y asequible, así como otras muchas iniciativas acercan la contratación pública a nivel de Blogs a todos los interesados en este ámbito. Pero lo que las redes sociales aportan a la contratación pública es una presencia mucho más inmediata y ágil.

Inmediatez, transparencia, apertura, facilidades a las miPYMES, acercamiento, y nuevos canales de comunicación. Si todavía parece que la presencia de la contratación pública en las redes sociales, allí donde se encuentran los ciudadanos, podría tratarse de una moda, podemos añadir que en un reciente estudio realizado por la empresa Ipsos a ciudadanos en 24 países del mundo, España figura como el país de la Unión Europea que más utiliza Internet para acceder a las redes sociales. Concretamente, en el caso de los españoles, un 89% del uso de Internet se destina para enviar y recibir correos electrónicos, en segundo lugar con un 70% se sitúan las visitas a blogs o redes sociales. Si comparamos estas visitas a las redes sociales con otros países europeos, vemos que Inglaterra se sitúa cercana, con un 65%, Italia se queda en un 61%, Alemania con un 55% y finalmente Francia con un 50%.

Por parte de las administraciones, es necesario entender que la dinámica ha cambiado y es obligación de todos nosotros acercarnos a los espacios donde las empresas tienen que comenzar a comunicarse, a relacionarse con sus clientes, sean estos las administraciones públicas o clientes privados, siendo el espacio en el que se deben producir estas relaciones bidireccionales, ahora un espacio digital. Según Francesca Cañas, experta en diseño y desarrollo de entornos colaborativos (@FrancescaBcn), en el documento “Predicciones para el 2012 sobre Administración y Redes Sociales”, elaborado por la Generalitat de Cataluña, el año 2012 será el año en el que se produzca “El allanamiento de las relaciones entre Administración y ciudadanía, la apertura de datos y la promoción y utilización de espacios de conversación y colaboración con la ciudadanía, serán las claves de una Administración que quiere dar respuestas rápidas a las necesidades”.

La necesidad de relación digital de las administraciones con los ciudadanos está cambiando. Basta realizar una búsqueda por Internet para encontrar, por ejemplo, la entrada del Blog K-Government (http://www.k-government.com/) de Carlos Guadián Orta (@carlosguadian) “10 ejemplos de cómo las Administraciones Públicas pueden utilizar Twitter”, como ejemplo para ser adaptado al ámbito de la contratación pública, aunque como él mismo dice “en casi todo lo que tiene que ver con la tecnología e Internet los límites a su uso están en la imaginación de quienes lo ponen en marcha.”Creemos por tanto que, compartir nuestra dinámica de trabajo, así como los anuncios de licitación y adjudicación de procedimientos, permitirán a las empresas obtener la información necesaria para participar de manera activa en la dinamización de la contratación pública.

Cabe resaltar que el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público ha añadido en su artículo 22 un nuevo apartado 2, con el contenido del artículo 37.1 de la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible, referido a la eficiencia en la contratación y ha modificado, en consecuencia el título del artículo, que pasa a ser “Necesidad, idoneidad del contrato y eficiencia en la contratación”. Así se dispone que “los entes, organismos y entidades del sector público velarán por la eficiencia y el mantenimiento de los términos acordados en la ejecución de los procesos de contratación pública, favorecerán la agilización de trámites, valorarán la innovación y la incorporación de alta tecnología como aspectos positivos en los procedimientos de contratación pública y promoverán la participación de la pequeña y mediana empresa y el acceso sin coste a la información, en los términos previstos en la presente Ley”. En base a este precepto, y a fin de promover los aspectos mencionados, fundamentalmente el acceso sin coste a la información por parte de los licitadores, la Universidad de Almería difundirá por un lado aquellos contenidos cuya publicación es exigida por la legislación de contratos, así como otros que aportan un valor añadido de transparencia y rendición de cuentas. Asimismo se difundirán aquellas cuestiones y noticias que resulten de interés, con el objetivo de dinamizar la contratación pública, tanto por parte de la Universidad de Almería, como por parte de las empresas.

Resulta necesario incorporar la escucha activa, las administraciones tenemos que comenzar a oír a nuestros ciudadanos, porque debemos transformar el contexto en el que nos relacionamos en un contexto necesariamente más digital, más abierto y participativo, aprovechando valores que resultan inherentes a las Redes Sociales, como por ejemplo, la transparencia en la gestión que aporta la mayor difusión a través de estos medios, conseguir que el citado informe “La licitación electrónica en el Sector Público Español. Presente y futuro”, invierta sus datos, al menos en la Universidad de Almería. Ya que como decía Warren Bennis “Hay que tener valor para desarrollar una visión de futuro y tomarse el tiempo y realizar los esfuerzos que sean necesarios para liderar el camino presentando una perspectiva, una alternativa, una elección.”
 

Siricio Ramírez Martínez, Jefe de Servicio
Esther González Jiménez, Administradora de Contratación
Israel Rodríguez Gracia, Gestor de Contratación Electrónica